La clé pour une bonne réunion

Bonjour,

voici un petit article sur le thème de la réunion pour les dirigeants que j’accompagne. Vaste débat sur l’efficacité de la réunion en entreprise, combien doit il avoir de personne, qu’elle durée, qui doit venir ?  Bref quelles sont les réglées pour faire une bonne réunion ? 
Le cabinet Perfomy a interrogé 340 cadres au sujet de leurs réunions de travail : 98 % les trouvent nécessaires, mais paradoxalement 75% avouent y perdre leur temps.
Au total le cabinet estime qu’un cadre passe près de 16 années de sa vie professionnelle en réunion et que les entreprises dépensent plusieurs millions d’euros par an en réunion peu productive.
Que faire ?
Les techniques de réunions ne sont plus à inventer … mais simplement à appliquer.
Il faut commencer par écouter les conseils maintes fois prodigués pour préparer une bonne réunion et la conduire avec efficacité. Je n’en citerai que quelques-uns qui sont souvent les moins bien suivis et qui sont à l’origine du plus de gaspillage de temps et d’argent : ordre du jour imprécis et non respecté, horaires non tenus, décisions non formalisées et plan d’action non défini…
Combien d’entre nous sortent de réunion contrariée d’avoir consacré beaucoup de temps à parler en boucle de choses… que l’on devrait être plutôt en train de faire que d’être en réunion.
Les nouvelles technologiques n’arrangent rien. La contrainte des déplacements étant levée, les audios et visioconférences concourent à l’inflation des réunions et du nombre d’invités aux réunions.
La règle des deux pizzas.
On la doit au président d’Amazon Jeff Bezos : s’il vous faut plus de deux pizzas pour nourrir les participants à une réunion c’est que vous avez invité trop de monde.
Pour lui, plus vous avez de participants et plus vous courrez le risque que la réunion soit improductive, voire pire conduise à de faux consensus et de mauvaises décisions
La dynamique de groupe expliquerait en partie ce phénomène avec deux facteurs principaux :
•la tendance à se rallier à la pensée dominante du groupe plutôt que de faire valoir son point de vue et de défendre ses idées surtout si elles sont innovantes,
•un engagement personnel moindre au sein d’un groupe que dans une action individuelle.
La solution est évidente :
limiter le nombre d’invités à la réunion aux personnes qui peuvent avoir une vraie plus-value.
Cela suppose que l’organisateur soit très précis dans l’objet de la réunion et vigilant sur le nombre d’invités, et à l’invité de savoir refuser l’invitation s’il estime que sa présence n’est pas indispensable.
alors, avant chaque réunion pensez aux pizzas ; ).
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